A KAB programjainak szervezési rendje

A KAB 2018-AS ÉVI PROGRAMJAINAK SZERVEZÉSI RENDJE

 

 

A KAB által szervezett konferenciák/rendezvények/programok esetében kizárólag a KAB számlázásai adataira kiállított számla és nyugta ellenében számolható el szervezési költség. Az 1000 RON feletti összegű szolgáltatások esetében szerződést kell kötni a szolgáltatóval.

 

Számlázási adatok:

Asociatia MTA-KAB

400306 Cluj Napoca

Str. Ion Ghica nr. 12

Cod fiscal: 23995559

Banca Transilvania - Sucursala Cluj Napoca

IBAN: RO 80 BTRL 0130 1205 L876 78XX (RON)

 

Teljes (előrelátható) felhasználható költségvetés 2018-ban: 150 000 RON

Teljes bizonyossággal a költségvetést csak március elején tudjuk meg!

 

TÁMOGATHATÓ PROGRAMOK

 

  • tudományos konferenciák, szimpóziumok, alkotótáborok
  • rangos tudományismertetéssel kapcsolatos rendezvények
  • rangos meghívottak előadásai
  • rangos interdiszciplináris kutatási projektek logisztikája (évi max. 1)
  • workshopok
  • iskolásoknak és diákoknak rendezett tudományos rendezvények mellé szervezett rendezvények, pl. TUDEK kísérő előadás-sorozat, TDK kísérő előadás-sorozat vagy konferencia (legalább 1 évente) stb.
  • a magyarországi akadémiai bizottságokkal való közös programok (legalább 1 évente)
  • open access publikációk (akár csak egy tanulmány, akár könyv)
  • proof reading

 

A programoknak a KAB a főszervezője vagy társszervezője kell legyen!

 

KURATÓRIUM

 A programokat a KAB erre a célra felállított kuratóriuma bírálja el. A kuratórium tagjai: a KAB elnöksége és a KAB testület által megválasztott 3 kuratóriumi tag (1 az egzakt tudományok területéről, 1 a bölcsészeti tudományok területéről és 1 a társadalomtudományok területéről).

Kuratóriumi tagok megválasztása

A KAB testületének tagjai (szakbizottsági elnökök és külső tagok) tesznek javaslatot a kuratóriumi tagok személyére. Kuratóriumi tag lehet bármely doktori fokozattal rendelkező romániai köztestületi tag.

Javaslattétel: levélben történik az office@kab.ro e-mailcímen, határidő: 2017. december 15.

A javasolt személyek listáját 2018. január 5-ig elküldjük a KAB testületi tagjainak. Szavazásra jogosultak az MTA külső tagjai és a szakbizottsági elnökök. A szavazás levélben történik 2018. január 10‒15. között. Azok a testületi tagok, akik nem használnak e-mailt, telefonon fogják érvényesíteni a szavazatukat.

A szavazók bármely tudományterület által javasolt személyre szavazhatnak (nem csak a saját tudományterületükre), ugyanis a költségvetés sem lesz lebontva tudományterületekre. Minden testületi tag 1 egzakt tudományok, 1 bölcsészettudományok és 1 társadalomtudományok területén dolgozó tagra szavazhat.

 

 

PÁLYÁZÁS

 

1. A pályázás az 5000 RON feletti rendezvényekre évi két alkalommal történik egy online felületen, minimális adatigényléssel.

Az első félévre vonatkozó pályázás:

- ideje január 15 - február 1. (2018)

- elbírálás: február 15. (2018)

- a programok lehetséges időpontja: május 1. ‒ július 30. között

- rendelkezésre áll: a megpályázható költségvetés fele

A második félévre vonatkozó pályázás:

- ideje: június 1- június 15. (2018)

- elbírálás: június 30. (2018)

- a programok lehetséges időpontja: szeptember 1. ‒ december 30. között

- rendelkezésre áll: a megpályázható költségvetés fele

 

 2. Az 5000 RON alatti programokra a kérések folyamatosan e-mailben küldhetők, és ezekről az elnökség dönt. A verseny addig nyitott, amíg a programokra szánt összegek ki nem osztódtak.

 

Elbírálási kritériumok: 

  • a rendezvény tudományos rangja
  • a KAB szerepe a rendezvényben (főszervező, társszervező)
  • a főszervező tudományos és szervezői elbírálása (a KAB honlapján levő információk birtokában)
  • a meghívottak szakmai munkásságának megítélése
  • mennyire reális a költségvetés
  • előző rendezvények sikere
  • fontossága az erdélyi tudományos életben
  • fontossága a fiatal kutatók, diákok, tanulók szempontjából
  • milyen mértékben szolgálja a rendezvény a KAB Szervezeti és Működési Szabályzatában szereplő alapelveket, illetve milyen mértékben felel meg azoknak

 

 

AZ ELSZÁMOLÁS RENDJE

 

A programokkal kapcsolatos minden hivatalos levelezés az office@kab.ro címen történik.

 

1. A kisebb (max. 5000 lejig) konferenciák/rendezvények szervezési és elszámolási rendje

A kisebb (max. 5000 lejig) rendezvények esetében a lebonyolítás a szakbizottság feladata. Kérés benyújtása: legalább 1 hónappal a rendezvény előtt, elbírálás: a rendelkezésre maradt összegek függvényében. A kisebb költségvetésű rendezvények esetében a szakbizottságok több részletben is felhasználhatják a rendelkezésre álló összeget.

A szervező szakbizottság feladatai:

  • a rendezvény megszervezésének szándékát, jellegét, várható programját jelezni kell a rendezvény időpontja előtt legalább 1 hónappal
  • a szervező szakbizottság kijelöl egy szervező személyt, aki felel a rendezvény szervezéséért, és tartja a kapcsolatot a titkársággal
  • a szakbizottsági szervező felel a résztvevőkkel folytatandó szakmai levelezésért
  • a szakbizottsági szervező felel a programfüzet szerkesztéséért és nyomdai kivitelezéséért (ha van ilyen)
  • a szakbizottsági szervező megszervezi a rendezvény nem helybéli résztvevői számára (ha van ilyen) a szállást és az étkezést, erről levélben értesíti a résztvevőket
  • a rendezvényt követő 2 hétben a szakbizottsági szervező eljuttatja a kiállított számlákat és nyugtákat a titkárságra

A KAB titkárságának feladatai:

  • esetenként szerződéseket köt a szolgáltató cégekkel
  • kifizeti a számlák ellenértékét (minden esetben törekedni kell a banki kifizetésekre)

A programok keretében elszámolható költségek:

- terembérleti díj

- étkezési költség

- szállásköltség

- programfüzet, plakát szerkesztési és nyomdai költségei

- szakmai kirándulás költségei (csoportos szállítás, étkezés)

- helyközi útiköltségek

- repülőjegy esetében: kizárólag jegy és elektronikus Boarding Pass fejében, amennyiben ezek eljutnak a KAB titkárságára

Nem elszámolható költségek:

  • honoráriumok
  • ajándékok
  • reklámtárgyak (írószerek, mappák stb.)
  • alkoholos italok
  • kitűzők
  • helyi utazási költségek (mint városi tömegközlekedés, taxi)

 

2. A nagyobb (5000 RON feletti) konferenciák/rendezvények szervezési és elszámolási rendje

Az 5000 RON feletti szervezési összegű programok esetében az alábbi szervezési és elszámolási rend érvényes.

A szervező szakbizottság feladatai:

  • a szervező szakbizottság kijelöl egy szervező személyt, aki felel a rendezvény szervezési feladataiért és tartja a kapcsolatot a titkársággal
  • a szakbizottsági szervező felel a program szakmai levelezéséért a résztvevőkkel
  • a szakbizottsági szervező felel a programfüzet tartalmi részéért (ha van ilyen)
  • a rendezvény megkezdése előtt 2 hónappal összeállítja és továbbítja a KAB titkárságának a meghívottak névsorát, elérhetőségét
  • a rendezvény előtt 2 hónappal elkészíti és továbbítja a KAB titkárságának a tételekre lebontott költségvetési igényeket
  • a rendezvény előtt 2 hónappal elkészíti és továbbítja a KAB titkárságának azt, hogy hol lesznek a szállások, étkezések és a konferencia helye, esetenként hogy milyen szállítást akar és milyen céggel. Leellenőrzi azt, hogy az árak összhangban vannak-e a költségvetéssel.
  • a rendezvény előtt 1 hónappal elküldi a konferencia programfüzetének teljes és végleges anyagát (ha van ilyen)
  • a konferencia előtt 1 hónappal elküldi az étkezések megszervezéséhez és a szállások foglalásához a résztvevők létszámát
  • megszervezi a regisztrációt, önkénteseket, ha szükséges
  • kötelező a programról legalább egy médiamegjelenéssel beszámolni (hosszabb beharangozó, beszámoló, interjú stb.) az elektronikus vagy nyomtatott sajtóban
  • a program lezárulta után a szervező beszámolót és fotókat küld a titkárságnak, amelyek bekerülnek a KAB éves beszámolójába. A következő pályázatok elbírálásánál ennek fontos szerepe lesz.

A KAB titkárságának feladatai:

  • megszervezi a program nem helybéli résztvevői számára a szállást és az étkezést a kijelölt helyen, erről levélben értesíti a szakbizottsági szervezőket és a résztvevőket Ha problémák merülnek fel, felszólítja a szervezőket, hogy változtassanak ezeken.
  • szerződéseket köt a szolgáltató cégekkel
  • kifizeti a számlák ellenértékét (minden esetben törekedni kell a banki kifizetésekre)
  • áttekinti nyelvi, nyelvhelyességi és szerkesztési szempontból a programfüzet anyagát és továbbítja a nyomdának. A konferencia szakbizottsági szervezője a nyomtatás előtt még egyszer megkapja a programfüzet szerkesztett anyagát áttekintésre.

A konferencia keretében elszámolható költségek:

- terembérleti díj

- étkezési költség

- szállásköltség

- programfüzet, plakát szerkesztési és nyomdai költségei

- szakmai kirándulás költségei (csoportos szállítás, étkezés)

- helyközi útiköltségek

- repülőjegy esetében: kizárólag elektronikus Boarding Pass fejében, amennyiben ez, valamint a számla eljut a KAB titkárságára

Nem elszámolható költségek:

  • honoráriumok
  • ajándékok
  • reklámtárgyak (írószerek, mappák stb.)
  • alkoholos italok
  • kitűzők
  • helyi utazási költségek (mint városi tömegközlekedés, taxi)

 

 *

Egy nagyobb költségvetésű rendezvény mindenképp az MTÜ keretében lesz megszervezve (november 3. ‒ november 30. között).

 

Abban az esetben, ha a szervezésért felelő szakbizottsági megbízott nem tartja be a fenti határidőket, a KAB elnöksége leállíthatja a programot.

Copyright 2018. Kolozsvári Akadémiai Bizottság | All Rights Reserved | Created by NeSoft