Pályázati felhívás

 2023. I. félév

A Kolozsvári Akadémiai Bizottság (KAB) elnökségének döntése értelmében 2023. I. félévében a KAB szakbizottságai támogatást igényelhetnek tudományos rendezvényekre.

Általános tudnivalók:

• 2023. I. félévében kezdeményezni lehet online és offline (személyes jelenléttel zajló) tudományos konferenciák, szimpóziumok, workshopok, egyéb rangos tudományos rendezvények megszervezését. A KAB kizárólag a Románia területén zajló tudományos rendezvényeket támogatja.
• A KAB elnökségének döntése értelmében az első félévben a rendezvényeket a rendezvény helyszínén és időpontjában érvényes járványügyi rendelkezések betartásával lehet megtartani.
• A pályázó a pályázat benyújtásával vállalja, hogy a rendezvény megfelel ezeknek az előírásoknak. 
• Azokat a tervezett online rendezvényeket, amelyeknek nincs költségvonzata, nem szükséges megpályázni. Előzetesen viszont be kell jelenteni a titkárságra küldött emailben minden, a KAB égisze és neve alatt szervezendő rendezvényt, a rendezvény dátumával és programjával. A kezdeményező köztestületi tag lehet. Nem köztestületi tag kezdeményezése esetén a szakbizottsági elnök tájékoztatása és beleegyezése is szükséges. Minden bejelentésre a KAB elnöksége visszajelez. Az így bejelentett konferenciák szervezéséhez igénybe lehet venni a KAB Zoom felületét. A költségvonzat nélküli rendezvények bejelentése a félév során folyamatos, ám a Zoom felület lefoglalása érdekében érdemes mielőbb elküldeni a rendezvény adatait. A Zoom felületen szervezett konferenciák esetében lehetőség van a konferenciák élő közvetítésére a KAB YouTube és Facebook oldalán. A technikai hátteret a KAB titkársága biztosítja.
• Azon rendezvényeket, amelyeknek van költségvonzata, az alábbi pályázat keretében kell bejelenteni.

A pályázat tárgya:

Kezdeményezni lehet tudományos konferenciák, szimpóziumok, workshopok, egyéb rangos tudományos rendezvények megszervezését, amelynek a javaslatot tevő szakbizottság szervezője vagy társszervezője kíván lenni.

A pályázók köre:

Pályázatot nyújthatnak be az MTA romániai külső tagjai és köztestületi tagjai. A pályázatokat kizárólag a szakbizottságokon keresztül lehet benyújtani.

Megpályázható maximális összeg: 3000 RON egy rendezvényre

Határidő:

A pályázat benyújtásának határideje: 2023. február 15-e 23.59 óra.

A pályázatok benyújtása:

A pályázatokat kizárólag a KAB szakbizottságain keresztül lehet benyújtani.

A pályázatokat egyidejűleg két emailcímre kell elküldeni:

1. a szakbizottsági elnöknek (a címeket ld. itt: https://kab.ro/szakbizotsagok )
2. másolatban a titkárságnak a szikszai@kab.ro címre

Nem érvényes az a pályázat, amelyet csak az egyik megjelölt címre küldtek!

Benyújtandó iratok:

- max. 1 oldalas tartalmi leírás a tervezett rendezvényről, amely kötelezően tartalmazza:

     - a rendezvény címét

     - a rendezvény helyszínét és időpontját

     - a rendezvény célját és tartalmát: az előadók nevét, előadások címét

     - a szakbizottsági szervező személyét (név, email, telefonszám)

- részletes költségvetési terv, amely tartalmazza az igényelt összeget (RON-ban) és a költségtípusra való lebontását (utazás, étkezés, szállás, nyomdai költség stb.)

Elszámolható költségek:

- szállás, utazás, étkezés költségei, plakátok, műsorfüzetek szerkesztése, nemzetközi konferencia fordítói költsége, kitűzők

- tudománykommunikációs tartalomgyártás, audiovizuális eseménydokumentáció költségei

Nem elszámolható költségek:

- minden, ami nem szerepel az elszámolható költségek között, mint: honoráriumok, alkoholos italok, ajándékok, reklámtárgyak, papír, írószer, roll-up, helyi utazási költségek (mint városi tömegközlekedés, taxi), honlap készítésének/fenntartásának költségei, eszközbeszerzés stb.

Elbírálás:

A pályázatokat a szakbizottsági elnökök fontossági sorrendbe helyezik, majd ezt a javaslati listát továbbítják a titkárságra. A pályázatokra megítélt összegekről a végső döntést a szakbizottsági elnökök javaslatai alapján tudományterületenként a megfelelő tudományterületi alelnök hozza meg. Az elbírálás eredményéről email-ben értesítjük a pályázókat. A pályázat kiírója a pályázattal kapcsolatos döntését nem indokolja, ezzel szemben jogorvoslatnak helye nincs.

A kiírásnak nem megfelelő, hiányos, illetve a határidő után érkező pályázatokat az elnökség nem veszi figyelembe.

Elszámolás:

A rendezvények pénzügyi elszámolása kizárólag az ezt a célt szolgáló elektronikus platformon történik. Az eredeti bizonylatokat az elektronikus platformra való felvezetésük után el kell juttatni a titkárságra. A rendezvények szervezéséről és elszámolásáról A KAB rendezvényeinek szervezési rendje és az Elszámolási útmutató c. mellékletek adnak tájékoztatást.

Értesítés:

A pályázatok elbírálása a benyújtást követő 15 munkanapon belül történik. Az elbírálás eredményéről email-ben értesítjük a pályázókat. A döntés ellen fellebbezésnek helye nincs.

Érdeklődni a KAB titkárságon lehet a szikszai@kab.ro címen vagy a 0787678591 telefonszámon.

  •

ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ

A SZAKBIZOTTSÁGOK ÁLTAL KEZDEMÉNYEZETT

RENDEZVÉNYEKHEZ

A Kolozsvári Akadémiai Bizottság keretében bonyolított rendezvények és publikációk elszámolásnak két része van: szakmai és pénzügyi elszámolás.

SZAKMAI ELSZÁMOLÁS

Minden esemény előtt a rendezvény programja felkerül a KAB honlapjára és egyéb felületeire. Ehhez kérjük a programot kizárólag wordban (és nem pdf-ben) küldeni.

Minden rendezvény után a konferencia/rendezvény szervezője egy rövid szakmai beszámolót és egy fényképet küld a titkárságnak.

Minden kalendáriumi év lezárultával a szakbizottsági elnök szakmai beszámolót készít a szakbizottság éves tevékenységéről. Ebben fel kell tüntetnie az adott évben megszervezett rendezvényeket. Ehhez a titkárság útmutatót küld.

PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS

A szakbizottsági rendezvények elszámolása kizárólag az erre a célra létrehozott elektronikus felületen zajlik.

Ez alól csak akkor lehet kivételt tenni, ha a rendezvény kapcsán csak egy számla keletkezik, és azt direkt utalással lehet kifizetni. Kettő vagy annál több számla esetében a felületről kinyomtatható és a szervező által aláírt elszámolási összesítő (Decont de cheltuieli) bemutatása kötelező. Ez a nyomtatvány a webes felületről kinyerhető a számlák adatainak bevezetése után.

Az oldal elérhetősége: https://kab.ro/admin.

Az elektronikus felületre való belépéshez az adatokat a szakbizottsági szervező emailben kapja meg. A belépési adatokat a következő címen kell igényelni: penzugy@kab.ro

A programok keretében elszámolható költségek:

• étkezési költség
• szállásköltség
• programfüzet, plakát szerkesztési és nyomdai költségei
• helyközi útiköltségek
• repülőjegy esetében: kötelező a repülőjegy és a boarding pass benyújtása
• nemzetközi konferencia fordítói költsége
• tudománykommunikációs tartalomgyártás, audiovizuális eseménydokumentáció költségei
• kitűzők

Nem elszámolható költségek:

• honorárium
• alkoholos italok
• ajándékok, díj, koszorú stb.
• reklámtárgyak
• papír, írószer, roll-up
• helyi utazási költségek (mint városi tömegközlekedés, taxi)
• honlapok készítésének/fenntartásának költségei
• eszközbeszerzés
• egyéb, az elszámolható költségek listájában nem szerepelő költségtípusok

A rendezvény szervezéséhez a szakbizottsági szervező kérhet előleget. Kérjük, ennek érdekében a rendezvény előtt 2 héttel egyeztessen a pénzügyi referenssel. Ez esetben a szakbizottsági szervező a felvett előlegből fizetheti ki a számlák ellenértékét, mellyel elszámol a KAB titkárságán.

Az elektronikus felület

Az elszámolást a rendezvény szakbizottsági szervezője készíti el az erre a célra létrehozott elektronikus felületen.

A felületre fel kell vezetni a bizonylatok adatait. A felületbe beépített képlet kiszámolja az autóval történő utazás esetében a kifizetendő díjakat. Az adatok felvezetése után egy gombnyomással kinyomtatható az utazási költségek elszámolásához szükséges űrlap (Decontarea cheltuielilor de transport) és az összes költséget (utazás, szállás, étkezés stb. költségeit) tartalmazó elszámolási összesítő (Decont de cheltuieli).

A felületen az adatok kitöltése 2 tizedes pontossággal történik.

A külföldi számlák összegének átváltása a számla kiállítási dátumának megfelelő BNR árfolyamon történik. Az elektronikus felület automatikusan a napi BNR árfolyammal számol.

Külön dokumentum tartalmazza a felület működésének útmutatóját (Kitöltési útmutató a rendezvények webes felületéhez).

Az elszámoláskor benyújtandó iratok:

• amennyiben volt utazási költség, az elektronikus felületről kinyert űrlap (Decontarea cheltuielilor de transport), amelyet az azon szereplő személyekkel is alá kell iratni
• bizonylatok (számlák, nyugták stb) eredeti példányai
• a fel nem használt összeg (ha van ilyen)
• az elszámolási összesítő (Decont de cheltuieli).

A fel nem használt vagy nem megfelelően felhasznált összeget a szakbizottsági szervező köteles maradéktalanul visszafizetni.

Utazási költségek elszámolása

• Belföldi résztvevők esetében:

1. Amennyiben gépkocsival utazott a résztvevő: az üzemanyag vásárlásáról szóló, hátán lepecsételt nyugta (bon fiscal) alapján számoljuk ki az utazás költségeit (a romániai törvények alapján 7,5 liter/100 km-el számolunk), melyen fel van tüntetve a KAB adószáma: 23995559.

2. Amennyiben vonattal, autóbusszal utazott a résztvevő:
   1. Számlát és nyugtát mutat be a meghívott az oda-vissza utazás költségeiről. Ez alapján utólag, banki utalással térítjük az útiköltséget. Feltétele, hogy a számla a KAB adatait vagy a résztvevő személy adatait tartalmazza.
   2. Utazási jegyet mutat be a meghívott: ez esetben a hazautazása után postán kérjük elküldeni az eredeti utazási jegyeket. A kifizetés csak akkor történhet meg, amikor a jegyek megérkeztek a KAB titkárságára.
   3. Az elektronikusan vásárolt jegyek esetében két eljárás lehetséges:
      1. nyomtatott számla és az átutalásról szóló banki bizonylat benyújtása, mely igazolja a kifizetést.
      2. vagy nyomtatott jegy benyújtása.

3. Amennyiben repülővel utazott a résztvevő, két eljárás lehetséges:
4. számla + nyugta + az oda-vissza útról szóló boarding pass benyújtása. Feltétele, hogy a számla a KAB adatait vagy a támogatott adatait tartalmazza. Amennyiben elektronikusan történt a kifizetés, a nyugta helyett kötelezően igazolni kell, hogy megtörtént a kifizetés – azaz csatolandó a banki kifizetésről szóló banki kivonat (extras) vagy utalási utasítás (ordin de plata) másolata. A banki kivonat fénymásolatán le kell takarni azokat az információkat, amelyek személyes adatnak minősülnek.

vagy

1. repülőjegy (vagy nyomtatott elektronikus jegy) + az oda-vissza útról szóló boarding pass benyújtása.

• Külföldi résztvevők esetében:

 1. Amennyiben gépkocsival utazott a résztvevő: az üzemanyag vásárlásáról szóló, hátán lepecsételt nyugta (bon fiscal) alapján számoljuk ki az utazás költségeit (a romániai törvények alapján 7,5 liter/100 km-el számolunk). Autópályadíj és útadó vásárlásáról is lepecsételt nyugta szükséges. Az elektronikusan vásárolt autópályamatrica esetében szükséges a kifizetést igazoló banki kivonat benyújtása. Amennyiben az üzemanyagot nem Romániában, hanem külföldön vásárolta, elfogadható a vásárlási országban érvényes számlák és nyugták rendje.Ezek alapján helyben, hazai pénznemben (lej) térítjük az útiköltséget.

2. Amennyiben vonattal, autóbusszal utazott a résztvevő: Számlát és nyugtát mutat be a meghívott. A számla a KAB adatait vagy a résztvevő személy adatait tartalmazza. Külföldön vásárolt utazási jegyek esetében a jegyek vásárlásakor kell számlát kérni, és a számlát kell benyújtani az elszámoláskor kifizetésre. Ez esetben a jegyek a meghívottnál maradhatnak. Amennyiben a jegyet nem Romániában, hanem külföldön vásárolta, elfogadható a vásárlási országban érvényes számlák és nyugták rendje.

Az elektronikusan vásárolt jegyek esetében két eljárás lehetséges:

a) nyomtatott számla és az átutalásról szóló banki bizonylat benyújtása, mely igazolja a kifizetést, vagy

b) nyomtatott jegy benyújtása. Ezek alapján helyben, hazai pénznemben (lej) térítjük az útiköltséget.

3. Amennyiben repülővel utazott a meghívott, két eljárás lehetséges:

a) számla + nyugta + az oda-vissza útról szóló boarding pass. Feltétele, hogy a számla a KAB adatait vagy a támogatott adatait tartalmazza. Amennyiben elektronikusan történt a kifizetés, a nyugta helyett kötelezően igazolni kell, hogy megtörtént a kifizetés – azaz csatolandó a banki kifizetésről szóló banki kivonat vagy utalási utasítás (ordin de plata) másolata. A banki kivonat fénymásolatán le kell takarni azokat az információkat, amelyek személyes adatnak minősülnek,

b) repülőjegy (vagy nyomtatott elektronikus jegy) + az oda-vissza útról szóló boarding pass.

Ezek alapján helyben, hazai pénznemben (lej) térítjük az útiköltséget.

Figyelem! Az utazási költségek elszámolásához a készpénz átadása alkalmával a megfelelő nyomtatványt (Decontarea cheltuielilor de transport) is alá kell íratni a résztvevőkkel.

Szállás, étkezés és egyéb költségek elszámolása

Minden szállásról, étkezésről és egyéb költségről elszámolandó számlát a KAB számlázási adataira kell kiállíttatni. A számlázási adatokat az útmutató végén találja meg.

Egyéb tudnivalók

• A rendezvényt követő 30 napon belül a szakbizottsági szervező eljuttatja a kiállított eredeti számlákat és nyugtákat a titkárságra. Amennyiben az eredeti számlák és nyugták nem érkeznek meg a fenti határidőig a KAB titkárságára, vagy azok hiányosak, ellenértékük nem számolható el.
• A 100 RON alatti költségek esetében elfogadható a számla nélküli, lepecsételt nyugta (bon fiscal).
• Üzemanyag vásárlása esetében összegtől függetlenül elfogadható a lepecsételt nyugta, melyen fel van tüntetve a KAB adószáma: cod fiscal: 23995559.
• A 200000 Ft-nak megfelelő RON (≥ 2400 RON) feletti összegű szolgáltatások esetében szerződést kell kötni a szolgáltatóval, vagy megrendelő lapot (Comanda) igényelni. A 200.000 Ft-nak megfelelő RON feletti értékű repülőjegy esetében a megrendelő (Comanda) helyett a foglalás visszaigazolásáról szóló nyomtatható dokumentumot kell benyújtani.
• Minden kifizetés kizárólag lejben történik.
• Az elektronikus felület használatához az útmutató a felületre való belépéskor elérhető.

Nem számolhatók el olyan számlák, amelyek mögötti teljesítés nem történt meg.

Kérjük, hogy a további kérdésekkel forduljanak a pénzügyi referenshez a következő címen:

Pénzügyi referens: Maroján Noémi, penzugy@kab.ro

Számlázási adatok:

ASOCIATIA MTA-KAB

400306 Cluj Napoca, Str. Ion Ghica nr. 12

Cod fiscal: 23995559

Banca Transilvania - Sucursala Cluj Napoca

IBAN: RO 80 BTRL 0130 1205 L876 78XX (RON)